Sidebar Contact Icon

סניף ירושלים 02-6711007

סניף מרכז 03-6887711

סניף השרון 09-7423007

סניף נתב”ג 03-6221010

סריקת מסמכים נפוצה יותר ויותר בקרב חברות שחורטות על דגלן עקרון שמירת הסביבה, חסכון במקום איכסון, שליפת מסמך בלחיצת כפתור.

סריקת המסמכים הינה בעצם המרת מסמך כתוב על נייר לקובץ דיגיטלי שנשמר באמצעים אלקטרוניים. שמירה במחשב, שמירה בתקליטור (CD) ועוד.

מסמכים שנסרקים, נשמרים במצבם בעת הסריקה , כלומר אינם מתבלים, אינם מתכלים ונשמרים במצבם ביום הסריקה.

סריקת מסמכים יכולה להיות מקצועית ככל שתהיה – אם היא נשמרת כראוי  – כל המאמץ הינו לשווא! יתרה מזו: הנזק עלול להיות בלתי הפיך. תלוי בסוג המסמכים הסרוקים.

מסמכים חשובים מומלץ לשמור במספר מקומות.

קיימות מספר אפשרויות לאיחסון ושמירת מסמכים סרוקים:

  1. שמירה ואיחסון בסיסיים ביותר הינם שמירה במחשב המחובר לסורק. שמירה זו אינה מאובטחת. החשש לאיבוד או השמדת הקובץ הסרוק ובעצם איבוד המסמך הדיגיטלי הינו גבוה ולא מומלץ! חשיפה לאיבוד המסמך נובעת ממספר סיבות
  • תקלה במחשב, שתמנע גישה לדיסק הקשיח, שבו בדר”כ נשמרים קבצי הדאטה.( DATA). במקרים רבים ניתן לשחזר את האינפורמציה השמורה בדיסק הקשיח. אולם, שתי בעיות בשימרה כזו: הראשונה, לעיתים שיחזור האינפורמציה הזו יקרה מאוד (תלוי בסוג התקלה). השנייה, חמורה עוד יותר: לעיתים האינפורמציה לא ניתנת לשיחזר. במקרה כזה כל מלאכת סרקית המסמכים היתה לשווא. אם המסמך המקורי לא נשמר – אזי הוא אבד לעולמים!
  • מחיקת הקובץ. מחיקה בטעות. אם המסמך נשמר במקום אחד בלבד, מחיקתו בטעות עלולה לגרום לאיבוד המסמך לחלוטין. אמנם במקרים רבים ניתן לשחזר קבצים שנמחקו. לפיכף סריקת מסמך שנמחק יהי הניתן לשיחזור . האפשרות של שיחזור מסמך שנמחק בטעות תלוייה בראש ובראשונה במרחק הזמן שבו המחיקה בוצעה, עד שהתגלתה הטעות.
  • שמירה במחשב מקומי בדרך כלל לא תעשה באופן מספיק בולט ומקצועי. שמירת מסמך לא מקצועית , כלומר ללא תגיות מתאימות לחיפוש ושיחזור – יקשו על מציאתו בשלל הקבצים השמורים בדרך כלל במחשב אישי.
  1. שמירה בתקליטור. שמירה זו מובטחת יותר משתי האפשרויות הראשות שהוזכרו לעיל בסעיף 1; החשש לתקלה קטן יותר, הסיכוי למחיקה בטעות הוא כמעט אפסי וסימון התקליטור בדרך כלל בולט לעין. קיים חשש לנזק פיזי לתקליטור (סריטות שעלולות להגרם עקב שמירה ואיכסון לא הולמים). מומלץ לשמור את הקבצים ביותר מתקליטור אחד. המלצה נוספת היא לשמור את התקליטורים במקומות שונים. מומלץ לשמור תקליטור של סריקת מסמכים חשובים בכספת חסינות אש
  2. שמירה במספר מחשבים. מומלץ לשמור גם בסרבר ראשי (לחברות וארגונים שמנהלים את רשתות המחשבים ושמירת האינפורמציה בסרבר ראשי).
  3. שמירה המאובטחת ביותר והמומלצת ביותר היא בחברות שמתמחות באיחסון דאטה. אחרי ביצוע סריקת המחשבים, ניתן לרכוש “מקום איחסון דיגיטלי מאובטח”. אלו חברות שמאחסנות דאטה בסרברים ייעודיים לשמירת ואיחסון אינפורמציה דיגיטלית.. חברות המתמחות באיחסון דאטה מגבות את עצמן בשמירה במספר מחשבים במקביל, בדר”כ במקומות פיזיים שונים ואפילו במדינות שונות (בדר”כ במדינות שונות בארה”ב). שמירה זו אפשרית לגיבוי ושיחזור מיידים. מקובל לערוך גיבוי קבוע. שמירה מקצועית כזו תאפשר לבצע גיבוי בכל תדירות שהלקוח מזמין (פעם ביום, פעם בשבוע אחת לחודש וכדומה. פעולות הגיבוי הללו הינן אוטומטיות. ללקוח נשלחת הודעת אימייל בכל פעם שמתבצע עידכון דאטה כזו. עדכון ושמירת כזו מומלצת לביצוע בתדירות גבוהה (מספר פעמים ביום או לפחות אחת ליום) במקרים שמתבצעות סריקות מסיביות בכמויות גדולות שמתעדכנות באופן קבוע.

סריקת מסמכים ושמירת מסמכים סרוקים, מייצרת ארכיון פרטי עם המסמכים החשובים שלך. כיום, סריקת ארכיונים כבר הפכה נפוצה ושימושית כמעט לכל ארגון.